Instrukcja kancelaryjna

2. Zmiany w instrukcji kancelaryjnej lub wykazie akt są wprowadzane tylko poprzez zarządzenia dyrektora ZEASiP i po uzgodnieniu z Archiwum Państwowym.

V. Przyjmowanie i rejestracja korespondencji

V. PRZYJMOWANIE I REJESTRACJA KORESPONDENCJI

1.Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję dostarczaną przez pocztę, faksem, drogą elektroniczną i przynoszoną przez petentów, po czym rejestruje ją w dzienniku korespondencyjnym. (zał. 9 )

2.Przyjmując przesyłki przynoszone przez listonosza, pracownik sekretariatu sprawdza w obecności osoby doręczającej prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sporządza się adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

3. Upoważniony pracownik sekretariatu otwiera za pomocą noża do papieru wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

- dokumentacji niejawnej,

- przesyłek adresowanych imiennie do dyrektora lub pracowników.

Przesyłki te jak i inne zastrzeżone przez dyrektora sekretariat przekazuje adresatom bez otwierania.

4. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz pismem „poufne” okaże się, że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwej do odbioru osobie lub komórce organizacyjnej – z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

5. Po otwarciu koperty i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić, czy:

- nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

- dołączone są wymienione w piśmie załączniki,

- znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie. Brak załączników lub przesłanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się do pism:

- poufnych, wartościowych, poleconych, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,

- dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania, oferty na zamówienia publiczne,

- w których brak jest nazwiska lub adresu nadawcy lub daty pisma,

- mylnie skierowanych,

- w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

7. Pisemne potwierdzenie otrzymania sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.

8. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną na innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.

9. Na pismach wpływających pracownik sekretariatu odciska stempel wpływu (zał. 7) w dolnym lewym rogu na odwrocie pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty).

10. Numer z dziennika korespondencyjnego umieszcza się w obrębie stempla wpływu. Po zarejestrowaniu sprawy we właściwej komórce organizacyjnej, referent wpisuje znak sprawy w obrębie stempla wpływu.

VI. Dekretacja

VI.DEKRETACJA

1.Po przyjęciu i rejestracji sekretariat dokonuje na wpływającej korespondencji pisemnej dekretacji (ołówkiem, na wolnym miejscu blankietu korespondencyjnego) do poszczególnych komórek organizacyjnych. Po dekretacji sekretariat przekazuje korespondencję dyrektorowi ZEASiP lub osobie upoważnionej w celu zatwierdzenia dekretacji przez złożenie podpisu pod stemplem wpływu.

2.Następnie pisma są kierowane za pisemnym pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym do referentów załatwiających sprawę merytorycznie, a w przypadku ich nieobecności do referentów pełniących zastępstwo.

3. Pisma dotyczące spraw wchodzących w zakres działania różnych komórek organizacyjnych przekazuje się bezpośrednio referentowi, do którego należy załatwienie sprawy podstawowej. W razie trudności w ustaleniu sprawy podstawowej pismo przekazuje się komórce organizacyjnej właściwej do załatwienia sprawy wymienionej w piśmie w pierwszej kolejności.

4. Pojedyncze pisma rozpatrywane przez co najmniej dwie komórki organizacyjne są przekazywane przez referentów bez pokwitowań poprzez sekretariat, będący stałym punktem wymiany korespondencji w obiegu wewnętrznym.

VII. Rejestrowanie spraw i zakładanie teczek

VII. REJESTROWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK

1.Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw (zał.1) założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. (zał.10) Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego w ZEASiP. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.

2. Referent po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza na podstawie not przywoławczych bądź jego treści, czy pismo dotyczy już wszczętej sprawy czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza się do poprzednich akt sprawy, w drugim – przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje jako nową sprawę.

3. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

Znak sprawy składa się z następujących po sobie części:

- literowego symbolu „ZEASiP”,

- literowego symbolu komórki organizacyjnej,

- literowego symbolu jednostki oświatowej (jeśli sprawa dotyczy jednostki obsługiwanej oświatowej), gdzie:

∼ „SPG” oznacza Szkołę Podstawową w Grębocicach,

∼ „GIM” oznacza Gimnazjum w Grębocicach,

∼ „SPR” oznacza Szkołę Podstawową w Rzeczycy,

∼ „PP” oznacza Przedszkole Publiczne w Grębocicach,

- liczbowego symbolu teczki wg jednolitego wykazu akt,

- kolejnego numeru pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

- dwóch ostatnich cyfr roku, w którym wszczęto sprawę.

Wszystkie elementy znaku sprawy oddziela się kropką „.”.

4. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez konieczności zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

5. Przerejestrowanie sprawy z jednoczesnym jej wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy w nowym roku kalendarzowym wpłynie nowe pismo, nie będące odpowiedzią na prowadzoną już korespondencję, dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku. O fakcie przerejestrowania sprawy do nowego spisu spraw i przełożenia akt do nowej teczki czyni się adnotację w poprzednim spisie spraw: „przeniesiono do teczki ...”.

6. Rejestracji w spisie spraw nie podlegają:

- publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),

- potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

- rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,

- zaproszenia, życzenia i pisma o podobnym charakterze.

Pisma te należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych wg rzeczowego wykazu akt.

7. Teczki spraw zakładają referenci spraw w miarę powstawania bądź przyjmowania akt, zgodnie z wykazem akt.

8. Każdej końcowej klasie wykazu akt, oznaczonej kategorią archiwalną, powinna odpowiadać teczka (w przypadku dużej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej.

9. Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. W przypadku małej ilości korespondencji, dopuszcza się jednak prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

10. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej.

11. W przypadku założenia podeczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki zaznacza się tytuł tej podteczki.

Wówczas znak sprawy wydzielonej do podteczki będzie się składał z:

- literowego symbolu „ZEASiP”,

- literowego symbolu komórki organizacyjnej,

- literowego symbolu jednostki oświatowej (jeśli sprawa dotyczy jednostki obsługiwanej oświatowej),

- liczbowego symbolu teczki macierzystej wg jednolitego wykazu akt,

- numeru podteczki, w spisie spraw teczek aktowej,

- numeru, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki,

- dwóch ostatnich cyfr roku.

VIII. Załatwianie spraw (brulion, aprobata, czystopis)

VIII. ZAŁATWIANIE SPRAW (BRULION, APROBATA, CZYSTOPIS)

1.Referent zapoznaje się z pismem poprzez przeczytanie go i podejmuje właściwą merytorycznie decyzję w określonym dla niej terminie, mogąc posiłkować się priorami w danej sprawie, jeżeli takowe istnieją, po czym wyrażające ją pismo.

3.Przy pisemnym załatwianiu spraw stosuje się formę korespondencyjną.

4. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do papieru lub blankietu korespondencyjnego (zał.6) formatu A4 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

- nagłówek

– druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

- znak sprawy,

- powołanie się na znak sprawy i datę pisma, którego dotyczy,

- określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem w pełnym brzmieniu (pisma adresuje się zamieszczając przed imieniem wyraz Pan/Pani),

- treść pisma,

- podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).

5. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać parafkę referenta (z lewej strony pod treścią pisma).

6. W razie potrzeby pismo i/lub jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:

- nad adresem z prawej strony – wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: „polecony”, „priorytet”, „za zwrotnym potwierdzeniem odbioru”, itp.

- pod treścią załatwienia z lewej strony -liczbę przesłanych załączników lub wypisanie ich z podaniem liczb porządkowych,

- z lewej strony pod treścią pisma - z klauzulą „Do wiadomości” - adresy instytucji lub osób – jeżeli treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma, lub „Otrzymują” – jeżeli pismo zostało wysłane wg rozdzielnika.

7. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotację na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do właściwej sprawy.

8. Referenci załatwiają sprawy wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności.

9. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku.

10. Referent opracowuje projekt pisma, posiadający wszelkie cechy czystopisu który wraz z aktami sprawy przedkłada w zależności od istoty sprawy Dyrektorowi ZEASiP lub Głównemu Księgowemu w celu uzyskania aprobaty poprzez podpis.

11.Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi.

12.Jeżeli pismo wymaga zatwierdzenia przez Dyrektorów obsługiwanych jednostek oświatowych, pismo kieruje się do odpowiedniej jednostki oświatowej.

13. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwiania jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią).

14. Po aprobacie referent sporządza czystopis. Gotowe pismo z załącznikami, kopią (kopiami) przekazywane jest do Sekretariatu celem opieczętowania i podpisu.