V. Przyjmowanie i rejestracja korespondencji

V. PRZYJMOWANIE I REJESTRACJA KORESPONDENCJI

1.Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję dostarczaną przez pocztę, faksem, drogą elektroniczną i przynoszoną przez petentów, po czym rejestruje ją w dzienniku korespondencyjnym. (zał. 9 )

2.Przyjmując przesyłki przynoszone przez listonosza, pracownik sekretariatu sprawdza w obecności osoby doręczającej prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sporządza się adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

3. Upoważniony pracownik sekretariatu otwiera za pomocą noża do papieru wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

- dokumentacji niejawnej,

- przesyłek adresowanych imiennie do dyrektora lub pracowników. 

Przesyłki te jak i inne zastrzeżone przez dyrektora sekretariat przekazuje adresatom bez otwierania.

4. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz pismem „poufne” okaże się, że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwej do odbioru osobie lub komórce organizacyjnej – z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.  

5. Po otwarciu koperty i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić, czy:

- nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

- dołączone są wymienione w piśmie załączniki,

- znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie. Brak załączników lub przesłanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.  

6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się do pism:

- poufnych, wartościowych, poleconych, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,

- dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania, oferty  na zamówienia publiczne,

- w których brak jest nazwiska lub adresu nadawcy lub daty pisma,

- mylnie skierowanych,

- w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.  

7. Pisemne potwierdzenie otrzymania sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.  

8. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną na innego adresata) zwraca się   bezzwłocznie do urzędu pocztowego.

9. Na pismach wpływających pracownik sekretariatu odciska stempel wpływu (zał. 7) w dolnym lewym rogu na odwrocie pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty).

10. Numer z dziennika korespondencyjnego umieszcza się w obrębie stempla wpływu. Po zarejestrowaniu sprawy we właściwej komórce organizacyjnej, referent wpisuje znak sprawy w obrębie stempla wpływu.