VIII. Załatwianie spraw (brulion, aprobata, czystopis)

VIII. ZAŁATWIANIE SPRAW (BRULION, APROBATA, CZYSTOPIS)

1.Referent zapoznaje się z pismem poprzez przeczytanie go i podejmuje właściwą merytorycznie decyzję w określonym dla niej terminie, mogąc posiłkować się priorami w danej sprawie, jeżeli takowe istnieją, po czym wyrażające ją pismo. 

3.Przy pisemnym załatwianiu spraw stosuje się formę korespondencyjną.

4. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane  do papieru lub blankietu korespondencyjnego (zał.6) formatu A4 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

- nagłówek

– druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

- znak sprawy,

- powołanie się na znak sprawy i datę pisma, którego dotyczy,

- określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem w pełnym brzmieniu (pisma adresuje się zamieszczając przed imieniem wyraz Pan/Pani),

- treść pisma,

- podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).  

5. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać parafkę referenta (z lewej strony  pod treścią pisma).  

6. W razie potrzeby pismo i/lub jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia: 

- nad adresem z prawej strony – wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: „polecony”, „priorytet”, „za zwrotnym potwierdzeniem odbioru”, itp. 

- pod treścią załatwienia z lewej strony -liczbę przesłanych załączników lub wypisanie ich z podaniem liczb porządkowych, 

- z lewej strony pod treścią pisma -  z klauzulą „Do wiadomości” - adresy instytucji lub osób   – jeżeli treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma,  lub „Otrzymują” – jeżeli pismo zostało wysłane wg rozdzielnika.     

 

7. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotację na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do właściwej sprawy.  

8. Referenci załatwiają sprawy wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności.  

9. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą  z nią bezpośredniego związku.  

10. Referent opracowuje projekt pisma, posiadający wszelkie cechy czystopisu który wraz z aktami sprawy przedkłada w zależności  od istoty sprawy Dyrektorowi ZEASiP lub Głównemu Księgowemu w celu uzyskania aprobaty poprzez podpis. 

11.Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. 

 

12.Jeżeli pismo wymaga zatwierdzenia przez Dyrektorów obsługiwanych jednostek oświatowych, pismo kieruje się  do odpowiedniej jednostki oświatowej.

 

13. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwiania jest uzgodniony  z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią).  

14. Po aprobacie referent sporządza czystopis. Gotowe pismo z załącznikami, kopią (kopiami) przekazywane jest do Sekretariatu celem opieczętowania i podpisu.