IX. Wysyłanie korespondencji

IX. WYSYŁANIE KORESPONDENCJI 

1.Otrzymane podpisane pisma sekretariat przesyła adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być wysłane wg rozdzielnika, referent powinien przekazać do Sekretariatu odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism. 

2.Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

- przesyłką listową,

- faksem,

- na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,

- pocztą elektroniczną.  

3. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik sekretariatu:

- sprawdza czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi,

- zwraca referentowi kopię pisma ad acta,

- pisma wysyłane listownie rejestruje w dzienniku przesyłek wychodzących  (zał. 8), a pisma wysyłane listem poleconym oraz poleconym za potwierdzeniem odbioru rejestruje w pocztowej książce nadawczej,

- do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza odpowiedni formularz i przykleja go do koperty.  

4 Na kopertach przeznaczonych do wysłania pism pracownik sekretariatu zamieszcza: 

- imię i nazwisko bądź nazwę instytucji, 

- nazwę ulicy i numer nieruchomości, 

- nazwę miejscowości z kodem pocztowym.  

5. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 

6. Za zwrotnym potwierdzeniem odbioru są wysyłane następujące przesyłki:

- upomnienia,

- ponaglenia,

- dokumenty dotyczące udzielania zamówień publicznych,

- dokumenty dotyczące rozliczeń z Powiatowym Urzędem Pracy z tytułu zatrudniania pracowników na podstawie umowy z PUP,

- inne, dla których istotne jest otrzymanie potwierdzenia odbioru.  

7. Jeśli określona przesyłka winna być wysłana niezwłocznie czy też w inny sposób, odmienny od przyjętych w instrukcji ustaleń, referent powinien umieścić odpowiednią adnotację  na kopii ad acta.  

8. Brak dyspozycji co do sposobu wysyłania pisma oznacza, że ma być wysłane jako przesyłka zwykła. 

9. Przesyłki wysłane nie są rejestrowane w dzienniku korespondencyjnym.