VII. Rejestrowanie spraw i zakładanie teczek

VII. REJESTROWANIE SPRAW  I ZAKŁADANIE TECZEK  

1.Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw  (zał.1) założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. (zał.10) Sprawę  (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego w ZEASiP. Dalszych pism w danej sprawie  nie wpisuje się do spisu spraw lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. 

2. Referent po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza na podstawie not przywoławczych bądź jego treści, czy pismo dotyczy już wszczętej sprawy czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza się do poprzednich akt sprawy, w drugim – przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje jako nową sprawę.  

3. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

Znak sprawy składa się z następujących po sobie części:

- literowego symbolu „ZEASiP”,

- literowego symbolu komórki organizacyjnej,

- literowego symbolu jednostki oświatowej (jeśli sprawa dotyczy jednostki obsługiwanej oświatowej), gdzie:

∼ „SPG” oznacza Szkołę Podstawową w Grębocicach,

∼ „GIM” oznacza Gimnazjum w Grębocicach, 

∼ „SPR” oznacza Szkołę Podstawową w Rzeczycy,

∼ „PP” oznacza Przedszkole Publiczne w Grębocicach,

- liczbowego symbolu teczki wg jednolitego wykazu akt,

- kolejnego numeru pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

- dwóch ostatnich cyfr roku, w którym wszczęto sprawę.

Wszystkie elementy znaku sprawy oddziela się kropką „.”.  

4. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym  bez konieczności zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.  

5. Przerejestrowanie sprawy z jednoczesnym jej wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy w nowym roku kalendarzowym wpłynie nowe pismo, nie będące odpowiedzią na prowadzoną już korespondencję, dotyczące sprawy wszczętej  w poprzednim roku. O fakcie przerejestrowania sprawy do nowego spisu spraw  i przełożenia akt do nowej teczki czyni się adnotację w poprzednim spisie spraw: „przeniesiono do teczki ...”.

6. Rejestracji w spisie spraw nie podlegają:

- publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),

- potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

- rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,

- zaproszenia, życzenia i pisma o podobnym charakterze.

Pisma te należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych wg rzeczowego wykazu akt.  

7. Teczki spraw zakładają referenci spraw w miarę powstawania bądź przyjmowania akt, zgodnie z wykazem akt.  

8. Każdej końcowej klasie wykazu akt, oznaczonej kategorią archiwalną, powinna odpowiadać teczka (w przypadku dużej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta  o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. 

9. Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. W przypadku małej ilości korespondencji, dopuszcza się jednak prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.  

10. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. 

11. W przypadku założenia podeczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki zaznacza się tytuł tej podteczki.  

Wówczas znak sprawy wydzielonej  do podteczki będzie się składał z:

- literowego symbolu „ZEASiP”,

- literowego symbolu komórki organizacyjnej,

- literowego symbolu jednostki oświatowej (jeśli sprawa dotyczy jednostki obsługiwanej oświatowej), 

- liczbowego symbolu teczki macierzystej wg jednolitego wykazu akt,

- numeru podteczki, w spisie spraw teczek aktowej,

- numeru, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki,

- dwóch ostatnich cyfr roku.