X. Przekazywanie do składnicy akt

X. PRZEKAZYWANIE DO SKŁADNICY AKT

1. Akta spraw przekazywane są do składnicy akt w stanie uporządkowanym. 

2.Przez uporządkowanie akt należy rozumieć 

– w odniesieniu do akt kategorii B25:

- ułożenie pism w teczkach sprawami w kolejności wynikającej ze spisu spraw,

– najwcześniejsza sprawa w obrębie roku winna znajdować się na początku, a ostatnia  na końcu teczki,

 - ułożenie pism w obrębie sprawy chronologicznie,

– od pisma rozpoczynającego sprawę  na wierzchu teczki do kończącego sprawę na spodzie,

 - usunięcie z teczek wszystkich części metalowych (spinacze, zszywki, klamry),  

- wyłączenie z pośród akt wtórników pism, brudnopisów, 

- ponumerowanie wszystkich zapisanych stron ołówkiem (w prawym górnym rogu,  a na odwrocie strony w lewym), 

- spięcie plastikowym klipsem i opisanie teczek. 

W odniesieniu do pozostałych akt kat. B – spięcie plastikowym klipsem i opisanie teczek  

3. Przez uporządkowanie akt osobowych należy rozumieć: 

- wyłączenie spośród akt nieistotnej dokumentacji o charakterze manipulacyjnym, 

- wyłączenie spośród akt wszystkich oryginalnych dokumentów lub ich uwierzytelnionych odpisów i przekazanie ich pracownikowi, 

- usunięcie spośród akt wszystkich części metalowych (spinacze, zszywki itp.), 

- ułożenie akt w porządku chronologicznym tak, aby pismo najwcześniejsze znalazło się na wierzchu a najnowsze na spodzie, 

- zszycie akt po uprzednim wzmocnieniu ich grzbietu tekturką, 

- ponumerowanie każdej zapisanej strony akt ołówkiem – w prawym górnym rogu, a na odwrocie karty w lewym rogu, 

- ułożenie akt w kopertach lub teczkach, 

- opisanie kopert lub teczek (zał.3)

4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie składnicy akt, w porozumieniu  z dyrektorem i z głównym księgowym ustala termin przekazywania akt do składnicy akt.  

5. Prawidłowo opisana teczka winna zawierać następujące elementy: (zał.2)

- na środku u góry – nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej

- w lewym górnym rogu – znak akt, tj. symboli komórki organizacyjnej i symbol hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt,

- w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną akt i okres przechowywania, np. B5, 

- na środku – tytuł, czyli hasło klasyfikacyjne z wykazu akt rozwinięte o rodzaj akt zawartych              w teczce, oraz nazwę jednostki oświatowej, której akta dotyczą,

- pod tytułem – daty skrajne,

- w lewym dolnym rogu – sygnaturę archiwalną, która składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego przez kolejny numer pozycji w danym spisie, pod którym teczka została ujęta (np. 10/2),

- na środku teczki pod datą – w odniesieniu do akt kategorii B25 podaje się ilość zapisanych stron zawartych w teczce

6. Komórki organizacyjne przekazują akta do składnicy na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (zał. 4), sporządzonego w trzech egzemplarzach, który podpisuje kierownik komórki organizacyjnej lub upoważniony przez niego pracownik oraz archiwista, po stwierdzeniu prawidłowości sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego i prawidłowym przygotowaniu akt do przekazania do składnicy akt. Akta kat. B25 ujmuje się w osobnym spisie zdawczo- odbiorczym.  

7. Pod jedną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego ewidencjonuje się wyłącznie jedną teczkę aktową. 

8. Numer, pod którym dana teczka aktowa została zewidencjonowana w spisie zdawczo-odbiorczym, pracownicy komórek organizacyjnych wpisują na teczkę w lewym dolnym rogu.  

8. Teczki aktowe układa się i spisuje w porządku wynikającym z kolejności haseł klasyfikacyjnych w wykazie akt.  

9. Do akt zdawanych do składnicy akt dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne jak: kartoteki, spisy, skorowidze, dzienniki.  

13. Jeżeli archiwista stwierdzi, że akta nie zostały należycie przygotowane do przekazania, wstrzymuje ich przyjęcie i domaga się uzupełnienia braków. W przypadku odmowy ze strony przekazującej akta komórki organizacyjnej, archiwista informuje o zaistniałym fakcie swoich przełożonych.  

14. W uzasadnionych przypadkach (np. likwidacja komórki organizacyjnej) składnica akt może przyjąć akta w stanie nieuporządkowanym, jednak tylko na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego lub protokołu przyjęcia.