IX. Wysyłanie korespondencji

IX. WYSYŁANIE KORESPONDENCJI 

1.Otrzymane podpisane pisma sekretariat przesyła adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być wysłane wg rozdzielnika, referent powinien przekazać do Sekretariatu odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism. 

2.Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

- przesyłką listową,

- faksem,

- na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,

- pocztą elektroniczną.  

3. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik sekretariatu:

- sprawdza czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi,

- zwraca referentowi kopię pisma ad acta,

- pisma wysyłane listownie rejestruje w dzienniku przesyłek wychodzących  (zał. 8), a pisma wysyłane listem poleconym oraz poleconym za potwierdzeniem odbioru rejestruje w pocztowej książce nadawczej,

- do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza odpowiedni formularz i przykleja go do koperty.  

4 Na kopertach przeznaczonych do wysłania pism pracownik sekretariatu zamieszcza: 

- imię i nazwisko bądź nazwę instytucji, 

- nazwę ulicy i numer nieruchomości, 

- nazwę miejscowości z kodem pocztowym.  

5. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 

6. Za zwrotnym potwierdzeniem odbioru są wysyłane następujące przesyłki:

- upomnienia,

- ponaglenia,

- dokumenty dotyczące udzielania zamówień publicznych,

- dokumenty dotyczące rozliczeń z Powiatowym Urzędem Pracy z tytułu zatrudniania pracowników na podstawie umowy z PUP,

- inne, dla których istotne jest otrzymanie potwierdzenia odbioru.  

7. Jeśli określona przesyłka winna być wysłana niezwłocznie czy też w inny sposób, odmienny od przyjętych w instrukcji ustaleń, referent powinien umieścić odpowiednią adnotację  na kopii ad acta.  

8. Brak dyspozycji co do sposobu wysyłania pisma oznacza, że ma być wysłane jako przesyłka zwykła. 

9. Przesyłki wysłane nie są rejestrowane w dzienniku korespondencyjnym.  

X. Przekazywanie do składnicy akt

X. PRZEKAZYWANIE DO SKŁADNICY AKT

1. Akta spraw przekazywane są do składnicy akt w stanie uporządkowanym. 

2.Przez uporządkowanie akt należy rozumieć 

– w odniesieniu do akt kategorii B25:

- ułożenie pism w teczkach sprawami w kolejności wynikającej ze spisu spraw,

– najwcześniejsza sprawa w obrębie roku winna znajdować się na początku, a ostatnia  na końcu teczki,

 - ułożenie pism w obrębie sprawy chronologicznie,

– od pisma rozpoczynającego sprawę  na wierzchu teczki do kończącego sprawę na spodzie,

 - usunięcie z teczek wszystkich części metalowych (spinacze, zszywki, klamry),  

- wyłączenie z pośród akt wtórników pism, brudnopisów, 

- ponumerowanie wszystkich zapisanych stron ołówkiem (w prawym górnym rogu,  a na odwrocie strony w lewym), 

- spięcie plastikowym klipsem i opisanie teczek. 

W odniesieniu do pozostałych akt kat. B – spięcie plastikowym klipsem i opisanie teczek  

3. Przez uporządkowanie akt osobowych należy rozumieć: 

- wyłączenie spośród akt nieistotnej dokumentacji o charakterze manipulacyjnym, 

- wyłączenie spośród akt wszystkich oryginalnych dokumentów lub ich uwierzytelnionych odpisów i przekazanie ich pracownikowi, 

- usunięcie spośród akt wszystkich części metalowych (spinacze, zszywki itp.), 

- ułożenie akt w porządku chronologicznym tak, aby pismo najwcześniejsze znalazło się na wierzchu a najnowsze na spodzie, 

- zszycie akt po uprzednim wzmocnieniu ich grzbietu tekturką, 

- ponumerowanie każdej zapisanej strony akt ołówkiem – w prawym górnym rogu, a na odwrocie karty w lewym rogu, 

- ułożenie akt w kopertach lub teczkach, 

- opisanie kopert lub teczek (zał.3)

4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie składnicy akt, w porozumieniu  z dyrektorem i z głównym księgowym ustala termin przekazywania akt do składnicy akt.  

5. Prawidłowo opisana teczka winna zawierać następujące elementy: (zał.2)

- na środku u góry – nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej

- w lewym górnym rogu – znak akt, tj. symboli komórki organizacyjnej i symbol hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt,

- w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną akt i okres przechowywania, np. B5, 

- na środku – tytuł, czyli hasło klasyfikacyjne z wykazu akt rozwinięte o rodzaj akt zawartych              w teczce, oraz nazwę jednostki oświatowej, której akta dotyczą,

- pod tytułem – daty skrajne,

- w lewym dolnym rogu – sygnaturę archiwalną, która składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego przez kolejny numer pozycji w danym spisie, pod którym teczka została ujęta (np. 10/2),

- na środku teczki pod datą – w odniesieniu do akt kategorii B25 podaje się ilość zapisanych stron zawartych w teczce

6. Komórki organizacyjne przekazują akta do składnicy na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (zał. 4), sporządzonego w trzech egzemplarzach, który podpisuje kierownik komórki organizacyjnej lub upoważniony przez niego pracownik oraz archiwista, po stwierdzeniu prawidłowości sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego i prawidłowym przygotowaniu akt do przekazania do składnicy akt. Akta kat. B25 ujmuje się w osobnym spisie zdawczo- odbiorczym.  

7. Pod jedną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego ewidencjonuje się wyłącznie jedną teczkę aktową. 

8. Numer, pod którym dana teczka aktowa została zewidencjonowana w spisie zdawczo-odbiorczym, pracownicy komórek organizacyjnych wpisują na teczkę w lewym dolnym rogu.  

8. Teczki aktowe układa się i spisuje w porządku wynikającym z kolejności haseł klasyfikacyjnych w wykazie akt.  

9. Do akt zdawanych do składnicy akt dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne jak: kartoteki, spisy, skorowidze, dzienniki.  

13. Jeżeli archiwista stwierdzi, że akta nie zostały należycie przygotowane do przekazania, wstrzymuje ich przyjęcie i domaga się uzupełnienia braków. W przypadku odmowy ze strony przekazującej akta komórki organizacyjnej, archiwista informuje o zaistniałym fakcie swoich przełożonych.  

14. W uzasadnionych przypadkach (np. likwidacja komórki organizacyjnej) składnica akt może przyjąć akta w stanie nieuporządkowanym, jednak tylko na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego lub protokołu przyjęcia. 

XI. Przechowywanie

XI. PRZECHOWYWANIE 

1. Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych i w składnicy akt ZEASiP.

2. W komórkach organizacyjnych przechowuje się akta spraw w trakcie załatwiania. Akta ostatecznie załatwione przechowuje się nie więcej niż 2 lata liczone od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw. Po tym okresie akta przekazywane są do składnicy akt. 

XII. Udostępnianie

XII. UDOSTĘPNIANIE

1. Dla potrzeb służbowych akta udostępnia się na podstawie karty udostępniania akt (zał.5), wypełnionej i podpisanej przez osobę, która wypożycza akta, za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą.  

2. Korzystanie z zasobu archiwalnego odbywa się w składnicy akt pod nadzorem archiwisty lub (w uzasadnionych przypadkach) akta mogą być wypożyczone poza pomieszczenie składnicy akt, na okres nie dłuższy niż 2 miesiące.  

3.Użytkownik zobowiązany jest zwrócić akta w terminie.

4. Archiwista potwierdza na karcie udostępniania akt, w obecności osoby zwracającej akta, odbiór udostępnionych akt.  

5. Udostępnia się całe teczki aktowe, a nie poszczególne pisma wyjęte z teczek.  

XIV. Postępowanie w przypadku reorganizacji lub likwidacji ZEASiP

XIV. POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB LIKWIDACJI ZEASiP  

1. W przypadku reorganizacji wewnątrz ZEASiP, polegającej na przejęciu zakresu czynności danej komórki organizacyjnej przez inne komórki należy: 

- akta spraw zakończonych przekazać do składnicy akt, 

- akta spraw znajdujących się w toku przekazać do kontynuowania komórce organizacyjnej przejmującej kompetencje komórki likwidowanej, a w przypadku całkowitej likwidacji bez przejęcia kompetencji przez inne komórki wszystkie akta należy przekazać  do składnicy akt.

Przekazanie winno być udokumentowane protokołem podpisanym przez kierownika komórek, które ulegają reorganizacji bądź likwidacji.  

2. W przypadku całkowitej likwidacji ZEASiP zasób archiwalny przekazywany jest prawnemu następcy – sukcesorowi.